Digitalisierung im Facility Management: So nutzen Sie moderne Technik für Ihren Erfolg

Auf in die Zukunft: Wie die Digitalisierung das Facility Management verändert

In den vergangenen Jahren hat sich die Digitalisierung im Facility Management rasant durchgesetzt. Von intelligenten Gebäudeüberwachungssystemen bis hin zu Technologien, die für eine effizientere Verwaltung von Betriebsabläufen sorgen, sind viele neue Entwicklungen zu verzeichnen.

Eines der wichtigsten Merkmale der Digitalisierung im Facility-Management ist die Automatisierung von Prozessen und Abläufen. Big Data, also das umfassende Sammeln und Analysieren von Daten, ermöglicht es Facility Managern, effizienter und vorausschauender zu wirtschaften als bisher. Die Zeiten papierbasierter Prozesse sind in vielen Bereichen vorbei. Stattdessen können computergestützte Analysen voll automatisch den Handlungsbedarf wesentlicher Bereiche aufdecken, Aufgaben planen und mögliche Einsparpotenziale berechnen. Auch das vermehrte Aufkommen von Smart Buildings spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Nicht nur weil intelligente Sensortechnik relevante Workflows optimiert, sondern auch, weil damit verbundene Trends wie smartes Desk Sharing den Arbeitsalltag von Facility Managern nachhaltig beeinflussen. Zudem verspricht die moderne Technik in Sachen Nachhaltigkeit wesentliche Verbesserungen.

Je nach technischer Ausstattung bringt die Digitalisierung Facility Managern also eine Menge Vorteile. Wie die Digitalisierung das Facility Management genau verändert und wie Sie davon profitieren können, sehen wir uns nun genauer an.

Wie können Facility Manager von der Digitalisierung profitieren?

Wir haben festgestellt, dass die Digitalisierung im Gebäudemanagement eine Reihe potenzieller Vorteile mit sich bringt. Einer der wichtigsten ist die Steigerung von Effizienz und Produktivität, da automatisierte Systeme den manuellen Arbeitsaufwand erheblich reduzieren können. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, was Workflows nicht nur effizienter, sondern auch kostengünstiger macht.

Außerdem haben Facility Manager unter anderem die Chance,

• Geräte und Systeme in Echtzeit zu überwachen, um optimale Leistung und Effizienz zu gewährleisten,
• Routineaufgaben wie Terminplanung und Aufgabenzuteilung zu automatisieren,
• die interne Kommunikation durch den Einsatz kollaborativer Softwarelösungen zu verbessern,
• die Wartungskosten durch eine frühzeitige Erkennung von Fehlfunktionen zu senken,
• die Benutzerzufriedenheit durch effizientere Qualitätskontrollen zu optimieren.
• Objekte durch Building Information Modeling (BIM – Gebäudedatenmodellierung) einfacher in Stand zu halten.

Fokusthema Robotik: Welche Bedeutung haben Reinigungsroboter für das moderne Facility Management?

Geht es um das Thema Robotik, besteht derzeit noch ein wesentlicher Unterschied zwischen Theorie und Praxis. Zumindest dann, wenn der Einsatz von Robotern im Kontext mit einem effektiven Facility Management gesehen wird. Sehen wir uns zunächst einmal an, was grundsätzlich möglich ist, ehe wir im Anschluss beleuchten, inwieweit die verfügbaren Möglichkeiten tatsächlich umgesetzt werden.

Robotik als Teil der Digitalisierung des Facility Managements in der Theorie …

Robotik kann im Rahmen der Digitalisierung im Facility Management dazu beitragen, Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Ein Beispiel dafür ist der Einsatz von Reinigungsrobotern, die in der Lage sind, Gebäude und Anlagen selbstständig zu reinigen. Diese Roboter können so programmiert werden, dass sie bestimmte Aufgaben wie Staubsaugen, Wischen, Schrubben und Fensterreinigen übernehmen. Darüber hinaus sind sie in der Lage, auch in Bereichen zu arbeiten, die für Menschen schwer zugänglich oder gefährlich zu betreten sind. Dies kann dazu beitragen, dass Reinigungsarbeiten schneller und effektiver durchgeführt werden, wodurch Facility Manager die Betriebssicherheit und Verfügbarkeit von Gebäuden und Anlagen verbessern.

Natürlich können Roboter auch in anderen Bereichen des Facility Management eingesetzt werden. Zum Beispiel bei der Inspektion betriebsrelevanter Geräte. Auf diese Weise kann die moderne Technik Facility Managern nicht nur dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, sondern auch die Sicherheit zu erhöhen.

… und Robotertechnik in der gelebten Praxis

Soweit die Theorie. Der Alltag vieler Facility Manager sieht allerdings noch immer häufig anders aus.

In vielen Fällen werden Roboter vor allem aus Image- und Prestigezwecken eingesetzt, gerade in Flächen mit viel Kundenverkehr. Im Tagesgeschäft konnten sie sich trotz der fortschreitenden Digitalisierung im Facility Management noch nicht nennenswert etablieren. Grundsätzlich sammeln mittlerweile aber alle mittleren bis großen Dienstleister ihre ersten Erfahrungen – und führen dies medienwirksam vor.

Da im Bereich der Robotik auch heute noch menschliche Zuarbeit gefragt ist und der Roboter den Menschen nicht ersetzen soll, hat sich in diesem Zusammenhang der Begriff Cobotic – also kollaborative Robotik – etabliert. Während beispielsweise der Saugroboter die Böden saugt, kann sich die Reinigungskraft um die Reinigung der Tische kümmern.

Das Einsparpotenzial ist somit deutlicher gering als in anderen Bereichen der Industrie, in welchen die Robotik bereits viele Arbeitskräfte ersetzt. In manchen Fällen ist es auch gar nicht gegeben. Lediglich im Bereich der Grünanlagenpflege sind Roboter bereits zu einem festen Bestandteil des Workflows geworden. Und das aus gutem Grund: Ein Mähroboter kann die Häufigkeit des „manuellen“ Mähens durch einen Menschen stark verringern, denn die entsprechenden Systeme sind bereits etabliert und ausgereift. Zudem erhöht sich durch den kontinuierlichen Schnitt des Rasens seine Dichte und Qualität, weswegen Mähroboter mittlerweile auch in vielen Privathaushalten zu finden sind.

Auf den Punkt gebracht: Welche Chancen bringt die Digitalisierung im Facility Management mit sich?

Die Digitalisierung ist längst schon zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Facility-Management-Systeme geworden, da sie eine höhere Genauigkeit und Transparenz innerhalb von Organisationen fördert. Gleichzeitig ermöglicht sie dringend benötigte Kosteneinsparungen. Einige der wesentlichen Punkte sind:

Digitalisierung im Facility Management steigert die Effizienz durch intelligente Technologien

Intelligente Technologien wie das Internet der Dinge (IoT) und Building Information Modeling (BIM) können dabei helfen, den Betrieb zu optimieren. Eine umfassende Datenanalyse, vorausschauende Wartungsprozesse und maschinelles Lernen sind in diesem Zusammenhang wesentliche Punkte, durch die die Digitalisierung zur Optimierung des Facility Managements beiträgt. Intelligente Sensoren sammeln wertvolle Informationen, auf deren Basis eine automatisierte Datenanalyse wertvolle Einblicke in relevante Abläufe des Gebäudemanagements liefern kann. Facility Manager bekommen also Gelegenheit, bessere Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitinformationen zu treffen. Außerdem können Unternehmen mit Hilfe von Datenanalysen bestenfalls künftige Anforderungen vorhersagen und sicherstellen, dass wertvolle Ressourcen bestmöglich genutzt werden.

Insbesondere die Automatisierung von Aufgaben, Prozessen und Arbeitsabläufen ist für viele Facility Manager unerlässlich, wenn sie auf dem schnelllebigen Markt von heute wettbewerbsfähig bleiben wollen. Von intelligenten Planungssystemen und Tools für die Anlagenverwaltung bis hin zur Robotik können Facility Manager von einer breiten Palette an Automatisierungslösungen profitieren.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt ein Beispiel aus der Schädlingsbekämpfung: Anstatt auf herkömmliche Fallen zurückzugreifen, können Kunden mittlerweile auf smarte Fallen vertrauen, die in der Lage sind, miteinander zu kommunizieren. Das System protokolliert die Auslösung und meldet sie dem Techniker via App. Auf diese Weise werden unnötige Wegstrecken zur Überprüfung der Köderstationen vermieden. Die Stationen werden also nur dann angefahren, wenn eine Auslösung erfolgt und automatisch übermittelt worden ist.

Mehr Sicherheit im Zuge der Digitalisierung

Für Gebäudenutzer oft besonders relevant: Die Digitalisierung im Facility Management kann auch die Gebäudesicherheit erhöhen. Digitale Zugangskontrollen, biometrische Lösungen und intelligente Überwachungskameras sind nur einige der Technologien, die dabei helfen können, die Kundenzufriedenheit aufgrund eines höheren Sicherheitsstandards zu verbessern.

Smarte Kommunikationsstrukturen als Folge der Digitalisierung im Facility Management

Digitale Systeme und Technologien können Facility Manager dabei unterstützen, ihre Kommunikationskompetenz auf ein völlig neues Level zu heben. Nicht nur hinsichtlich zeitkritischer Absprachen mit Kunden, sondern auch bezüglich interner Kommunikationsprozesse. Indem digitale Systeme alle Beteiligten miteinander verbinden, erleichtert die Digitalisierung die Zusammenarbeit und erlaubt es Mitarbeitern im Facility Management, jederzeit auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Ganz egal, ob es um Instandhaltungsaktivitäten oder plötzlich auftretende Änderungen geht.

Mehr Nachhaltigkeit im Facility Management

Die Digitalisierung des Facility Managements hat die Tür für einen nachhaltigeren Ansatz im Gebäudemanagement geöffnet. Dieser ermöglicht es Unternehmen, langfristig Kosten zu senken und gleichzeitig die Umweltbelastung zu reduzieren. Einer der wichtigsten Punkte, wie die Digitalisierung zur Verbesserung der Nachhaltigkeit beiträgt, ist das Thema Energieeffizienz. Facility Manager können digitale Technologien wie Energieüberwachungssoftware, intelligente Beleuchtung und automatische Temperaturregelung einsetzen, um den Energieverbrauch zu senken.

Wie automatisiertes Reporting den Alltag von Facility Managern leichter macht

Das automatisierte Reporting kann einen großen Einfluss auf das Gebäudemanagement haben. Automatisierte Berichterstattungssysteme sammeln und analysieren Daten aus verschiedenen Quellen, zum Beispiel von speziellen Sensoren, um einen aktuellen Überblick über den Status und die Leistung aller Einrichtungen zu bekommen. Diese Daten können dann genutzt werden, um potenzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen und die betriebliche Effizienz zu verbessern.

Ein weiterer Vorteil des automatisierten Reportings ist die Möglichkeit, den künftigen Bedarf besser vorherzusagen. Durch die Analyse der vom System erfassten historischen Daten bekommen Facility Manager die Möglichkeit, den künftigen Wartungsbedarf genauer prognostizieren und entsprechend sicherer planen. Die Digitalisierung im Facility Management hilft also auch, Budgets besser zu verwalten und das Risiko unerwarteter Kosten aufgrund unvorhergesehener Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen zu verringern.

Darüber hinaus liefern automatisierte Berichte Facility Managern auch detaillierte Informationen über die Leistung einzelner Geräte im Laufe der Zeit. Dieser Umstand kann dazu beitragen, potenzielle Schwachstellen bei ihrer Nutzung und Verwaltung durch die Mitarbeiter zu erkennen.

Insgesamt erleichtert das automatisierte Reporting Facility Managern also den Überblick über den Betrieb ihrer Gebäude, während sie gleichzeitig proaktiv auf potenzielle Probleme reagieren können.

Vor welchen Herausforderungen stehen Facility Manager, wenn sie die Chancen der Digitalisierung nutzen wollen?

Facility Manager, die sich mit der Digitalisierung und deren Chancen auseinandersetzen wollen, haben einiges zu tun. Denn es ist längst nicht damit getan, intelligente Technik zu kaufen und an die Steckdose anzuschließen. Wesentliche Punkte, mit denen sich Facility Manager beschäftigen sollten, sind unter anderem:

• Finanzierung: Die Digitalisierung von Facility-Management-Prozessen kann mit hohen Kosten verbunden sein. Nicht in jedem Fall stehen die erforderlichen Ressourcen für eine vollumfängliche Implementierung digitaler Technologien bereit – und nicht in jedem Fall macht sie auch Sinn.
• Technisches Know-how: Um die digitale Technik für den eigenen Unternehmenserfolg nutzen zu können, benötigen Facility Manager ein Mindestmaß an technischem Know-how. Nur wer bereit ist, diesbezüglich an sich zu arbeiten und den Fortschritt zuzulassen, wird auf Dauer erfolgreich sein.
• IT-Aufwand: IT-Infrastrukturen müssen ausgebaut, optimiert oder neu aufgesetzt werden. Gleichzeitig sollten Facility Manager sicherstellen, dass alle Netzwerke und Datenverbindungen stets verfügbar sind.
• Mitarbeiterakzeptanz: Die Digitalisierung kann nicht nur für Facility Manager, sondern auch für ihre Mitarbeiter eine große Veränderung bedeuten. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Facility Manager ihre Teams beim Umgang mit der neuen Technik unterstützen und sicherstellen, dass sie im Arbeitsalltag bestmöglich genutzt wird.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Digitalisierung macht das Facility Management schnelllebiger. Das bedeutet auch, dass Entscheidungen schneller getroffen und Änderungen schneller umgesetzt werden müssen.
• Datenschutz und Datensicherheit: Bei der Digitalisierung von Facility-Management-Prozessen werden zwangsläufig große Mengen an Daten erhoben und verarbeitet. In diesem Zusammenhang muss zwingend sichergestellt werden, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
• Datenmanagement: Facility Manager sollten die gesammelten Daten sinnvoll nutzen, um Projekte und Einsätze von Mitarbeitern sowie Reinigungsrobotern strategisch zu steuern.
• Gebäudevoraussetzungen: Was in der Theorie möglich ist, muss praktisch noch lange nicht umsetzbar sein. Nicht jedes Gebäude ist für den Einsatz modernster digitaler Technik geeignet. Für Facility Manager bedeutet das, dass sie sich mit Themen wie Lademöglichkeiten, Anschlüssen und Raumgrößen auseinandersetzen müssen.

Wie gehen Facility Manager das Thema Digitalisierung am besten an?

Vor dem Hintergrund all dieser Herausforderungen ist es wichtig, dass Facility Manager zunächst ein klares Konzept erstellen, bevor sie das Projekt Digitalisierung in Angriff nehmen. Dazu gehört beispielsweise auch, die Frage nach möglichen Synergien und Einsparpotenzialen zu beantworten. Denn eines ist sicher: Einzelmaßnahmen nur um der Digitalisierung willen bringen keinen nachhaltigen Erfolg. Die folgenden Aspekte sollten Sie bei Ihrer Planung in jedem Fall im Blick behalten.

1. Identifizieren Sie Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse: Fortschritt beginnt mit dem Hier und Jetzt. Klären Sie genau, wo Sie hinsichtlich des Einsatzes moderner Technik derzeit stehen und überlegen Sie sich, welche Ziele Sie im Zuge der Digitalisierung Ihres Facility Managements erreichen wollen.
2. Erstellen Sie eine Strategie: Nachdem Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation festgelegt haben, geht es im nächsten Schritt darum, eine Strategie erstellen. Sie beschreibt, wie die Digitalisierung im Facility Management umgesetzt werden soll.
3. Wählen Sie die passende Technik aus: Es gibt viele verschiedene Technologien, die im Facility Management eingesetzt werden können. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, genau die Technik auszuwählen, die Ihren individuellen Anforderungen und Bedürfnissen am besten entspricht.
4. Berücksichtigen Sie den Faktor Mensch: Ihr Team ist essenziell für Ihren Erfolg. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Zuge der Umstellung die nötige Unterstützung bekommen.

Bei all diesen Punkten kann Ihnen ein erfahrener Dienstleister unter die Arme greifen, der langjährige Erfahrung hat und weiß, wie das Facility Management der Zukunft aussieht.

Return on Invest: Lohnt sich die Investition in moderne Technik im Facility Management?

Die Investition in den digitalen Forschritt kann eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen, darunter Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und ein verbesserter Kundenservice. Entsprechend kann auch der Return on Invest (ROI) – abhängig vom Umfang der Investition – beträchtlich sein.

In diesem Zusammenhang sind einige Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen. Erstens müssen Sie die Vorlaufkosten für den Kauf und die Installation der neuen Technologie sowie die laufenden Wartungs- oder Abonnementkosten in die Rechnung einbeziehen. Außerdem dürfen Sie darüber nachdenken, wie lange es dauern wird, bis sich die neue Technologie in Form von Produktivitätssteigerungen oder Kosteneinsparungen bezahlt macht.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der bei der Berechnung des ROI zu berücksichtigen ist, ist die Frage, inwieweit die Digitalisierung in Ihrem individuellen Fall einen echten Wettbewerbsvorteil bietet. Dass die digitale Technik dazu beitragen kann, eine Effizienzsteigerung zu erreichen, indem sie Prozesse rationalisiert und alltägliche Aufgaben automatisiert, haben wir bereits geklärt. Nicht in jedem Fall ist das aber auch zwingend nötig. Zumindest nicht in dem Ausmaß, von dem viele Anbieter schwärmen.

Fragen Sie sich deshalb, ob Ihr Facility Management durch den Einsatz von Spitzentechnologie für aktuelle und potenzielle Kunden oder Mitarbeiter attraktiver wird. Dies könnte zu einer Steigerung Ihrer Geschäftsmöglichkeiten und der Mitarbeiterbindung führen – beides würde sich positiv auf die ROI-Berechnung auswirken.

Wägen Sie all die genannten Faktoren gründlich ab. Dann sollten Sie in der Lage sein, zu erkennen, welche Investition in welchem Ausmaß sich für die Digitalisierung Ihres Facility Management am ehesten bezahlt macht.

Mit offenen Augen ins digitale Zeitalter: Machen Sie das Beste aus der Digitalisierung im Facility Management.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass die Digitalisierung dem Facility Management erhebliche Vorteile gebracht hat. Die verfügbaren Technologien entwickeln sich ständig weiter, weswegen Facility Manager die damit verbundenen Chancen im Auge behalten sollten. Selbst wenn Ihnen heute noch die Voraussetzungen für eine vollkommene Implementierung digitaler Technik fehlen, kann das morgen schon völlig anders sein.