Einblick in die öffentlichen Ausschreibungen
Öffentliche Ausschreibungen sind formalisierte Prozesse, bei denen öffentliche Auftraggeber ein Reinigungsunternehmen auffordern, Angebote für die Reinigung ihrer Einrichtungen einzureichen. Diese Ausschreibungen sind oft stark reglementiert und erfordern eine gründliche Kenntnis der Vorschriften, sowie der Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers. Um hier immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Lage zu sein, nehmen wir mehrmals jährlich an Schulungen zum Themenbereich „Vergaberecht“ teil.
Als Unternehmen in der Gebäudereinigung sind wir in der Lage, die Bedürfnisse unserer Kunden zu verstehen und gleichzeitig wettbewerbsfähige Angebote zu erstellen, die sowohl unsere eigenen Kosten decken als auch einen angemessenen Gewinn ermöglichen, was zum Wachstum von WERNER companies beiträgt.
Die Herausforderungen der Kalkulation
Die Kalkulation von öffentlichen Ausschreibungen in der Gebäudereinigung ist keine einfache Aufgabe. Sie erfordert eine sorgfältige Analyse verschiedener Faktoren, darunter:
- Arbeitskosten: Die Hauptkostenkomponente in der Gebäudereinigung sind die Arbeitskosten. Unternehmen müssen den tariflich festgesetzten Stundenlohn inklusive der Lohnnebenkosten für Reinigungskräfte in der jeweiligen Lohngruppe berücksichtigen sowie Überstunden, Urlaubstage und Krankheitsausfälle einkalkulieren.
- Materialkosten: Reinigungsunternehmen benötigen eine Vielzahl von Materialien und Produkten, darunter Reinigungsmittel und -chemie, Desinfektionsmittel, Müllsäcke und Reinigungstücher. Die Preise für diese Materialien können von Auftrag zu Auftrag variieren und müssen individuell kalkuliert werden.
- Ausrüstungskosten: Neben den Reinigungsmaterialien müssen auch die Kosten für Ausrüstung und Maschinen berücksichtigt werden; hierzu zählen unter anderem Staubsauger, Wischmopps, Reinigungswägen und Maschinen für Reinigung größerer Flächen. Die Anschaffungskosten für diese Geräte müssen über die Lebensdauer amortisiert werden.
- Transportkosten: Je nach Standort der zu reinigenden Objekte können auch Transportkosten anfallen. Diese müssen in die Kalkulation einbezogen werden, um sicherzustellen, dass das Angebot realistisch aufgebaut ist.
- Regulatorische Anforderungen: Öffentliche Gebäude unterliegen oft strengen Hygiene- und Sicherheitsvorschriften, die eingehalten werden müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Kosten für die Einhaltung dieser Vorschriften berücksichtigen, um Haftungsrisiken zu minimieren.
- Unternehmensbezogene Kosten: Hierrunter werden alle Kosten zusammengefasst, die in verschiedenen Bereichen für ein Unternehmen anfallen. Hierzu zählen beispielsweise Schulungen und Fortbildungen, Zertifizierung und Mitgliedschaften, aber auch Kaufmännische Angestellte, EDV und Instandhaltung. Diese Kosten werden jeweils anteilig, gemessen anhand der Größe eines Auftrags, einkalkuliert.
Strategien für eine erfolgreiche Kalkulation
Um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen, müssen Gebäudereinigungsunternehmen effektive Kalkulationsstrategien entwickeln. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
Gründliche Analyse der Unterlagen: Unternehmen sollten jede Ausschreibung vorab sorgfältig prüfen und alle Anforderungen genau verstehen. Dies ermöglicht es ihnen, realistische Kostenschätzungen abzugeben und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Dies legt den Grundstein für eine erfolgreiche Ausführung im Auftragsfall.
Kostenermittlung: Auf Basis des Leistungsumfangs werden die direkten und indirekten Kosten kalkuliert. Direkte Kosten umfassen Löhne, Reinigungsmittel und -geräte sowie eventuell anfallende Zusatzkosten für Spezialaufgaben. Indirekte Kosten beziehen sich auf Verwaltungsaufwand, Versicherungen, Fahrzeugkosten und ähnliche Aufwendungen.
Preisbildung: Unter Berücksichtigung der ermittelten Kosten und eines angemessenen Gewinnzuschlags wird der Preis für die jeweilige Dienstleistung berechnet. Dabei müssen Unternehmen die Marktsituation sowie die Preise der Konkurrenz im Auge behalten, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Risikoanalyse: Potenzielle Risiken, wie z.B. unvorhergesehene Preissteigerungen bei Reinigungsmitteln oder Lohnerhöhungen, sollten in der Kalkulation berücksichtigt und möglichst minimiert werden.
Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz effizienter Reinigungsmethoden und den Einsatz moderner Technologien können Unternehmen ihre Arbeitskosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Es gilt hierbei die perfekte Kombination aus bewährten Techniken und neuen Verfahren speziell für den jeweiligen Auftrag festzulegen.
Netzwerkpflege: Der Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Lieferanten können Unternehmen dabei helfen, bessere Preise für Materialien und Ausrüstung zu erzielen, was sich positiv auf ihre Kalkulation auswirkt.
Flexibilität: Unternehmen sollten flexibel sein und in der Lage sein, ihre Kalkulation schnell anzupassen, falls sich die Bedingungen ändern oder unvorhergesehene Probleme auftreten. Sowohl interne als auch externe Kommunikation ist hierfür der wichtigste Bestandteil um zeitnah reagieren zu können.
Insgesamt erfordert die Kalkulation von öffentlichen Ausschreibungen in der Gebäudereinigung ein hohes Maß an Fachkenntnis, strategischem Denken und Genauigkeit. Unternehmen, die diese Herausforderungen erfolgreich meistern, können sich jedoch lukrative Verträge sichern und langfristigen Erfolg in der Branche erzielen.