Objektleiter © auremar/AdobeStock
Objektleiter und Facility Manager: So gelingt die erfolgreiche Zusammenarbeit
Je enger Objektleiter (Facility Service Manager) und Facility Manager des Kunden zusammenarbeiten, umso besser für alle Beteiligten. Klare Absprachen sind die Basis dafür, dass gemeinsame Ziele erreicht und potenziell herausfordernde Situationen zügig geklärt werden können. Doch was ist dafür genau notwendig? In diesem Blogbeitrag werden wir verschiedene Aspekte beleuchten, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung sind.
Eine Branche – verschiedene Herausforderungen
Die Aufgaben und Kompetenzen von Facility Managern und Objektleitern sind nicht immer klar voneinander abzugrenzen. Aus diesem Grund wollen wir zunächst einen kurzen Blick auf die verschiedenen Berufsbilder werfen und klären, wo relevante Unterschiede und Gemeinsamkeiten liegen.
Womit beschäftigen sich Facility Manager und Objektleiter?
Grundsätzlich ist der Facility Manager vorwiegend für die Verwaltung und Instandhaltung von Gebäuden verantwortlich. Darunter fällt beispielsweise die Vermittlung von Anbietern oder die Überwachung der Ausgaben. Im Gegensatz dazu kümmert sich der Objektleiter um die praktische Umsetzung der Facility Services und koordiniert die Arbeit des Facility-Management-Teams. Während der Facility Manager also auf Kundenseite arbeitet und sämtliche Dienstleister und Mitarbeiter steuert, die in seinem Bereich tätig sind, ist der Objektleiter meist auf Dienstleisterseite im Einsatz.
Die Beschäftigungsmöglichkeiten innerhalb des Facility Managements hängen entscheidend von den Organisationen und Einrichtungen ab, die die entsprechenden Dienstleistungen benötigen. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig zu unterscheiden, in wessen Interesse eine Person tätig wird und welches Kerngeschäft ihre Leistungen betreffen. Die Erwartungen der Eigentümer einer Infrastruktur können sich von den Erwartungen der Immobilienverwalter oder Facility-Management-Dienstleister deutlich unterscheiden. Darüber hinaus muss auch unterschieden werden, ob ein Experte im Facility Management auf strategischer oder administrativer Ebene im Einsatz ist.
Gleichzeitig überschneiden sich die einzelnen Rollen im Facility Management auch in vielen Punkten. Das liegt vor allem daran, dass es kaum Unterschiede bei der Kompetenzerwartung gibt.
Die Kompetenzen guter Facility Manager und Objektleiter
Sowohl Facility Manager als auch Objektleiter müssen eine große Zahl von Kompetenzen abdecken, um eine effiziente und effektive Verwaltung ihrer Einrichtungen gewährleisten zu können. Dazu gehört unter anderem, dass sie in der Lage sein müssen, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen und innovative Lösungen zu entwickeln.
Üblicherweise werden die im Facility Management benötigten Kompetenzen in drei Hauptkategorien unterteilt: Fachkompetenzen, Methodenkompetenzen und Sozialkompetenzen.
Zu den Fachkompetenzen gehören strategische Fähigkeiten wie ganzheitliches Denken ebenso wie das Wissen über infrastrukturelle Abläufe oder gesetzliche Vorschriften. Zudem müssen Facility Manager und Objektleiter mit den neuesten Technologien und Werkzeugen vertraut sein, die den reibungslosen Betrieb ihrer Gebäude ermöglichen.
Methodenkompetenzen sind wichtig, um den täglichen Betrieb der Einrichtungen effektiv zu planen, Prioritäten zu setzen und zu koordinieren. Dazu gehören unter anderem der Einsatz und die Beaufsichtigung des Personals, die Fähigkeit zur Analyse und Präsentation relevanter Daten sowie die Kompetenz, moderne IT-Lösungen optimal einzusetzen.
Die nötigen Sozialkompetenzen für ein erfolgreiches Facility Management liegen auf der Hand: Sie umfassen etwa die Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Kunden sowie zur Führung und Motivation von Teams. Sowohl Facility Manager als auch Facility Service Manager müssen in der Lage sein, effektiv mit Mitarbeitern, Anbietern und anderen Interessengruppen zu kommunizieren und Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Das gilt nicht zuletzt auch für die Beziehung untereinander!
Welche konkreten Aufgaben hat ein Objektleiter?
Ein Objektleiter im Facility Management hat viele verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Er organisiert, koordiniert und überwacht die erbrachten Facility Services. Außerdem kontrolliert er die Arbeit von Dienstleistern und Lieferanten, übernimmt die Budgetplanung und trifft Absprachen mit Mietern oder Nutzern des Gebäudes. Darüber hinaus ist der Objektleiter auch für die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und Sicherheitsvorschriften verantwortlich.
Als Hauptansprechpartner für den Kunden agiert der Objektleiter vor allem im Hintergrund und steht bereit, wann immer er gebraucht wird. Damit muss er sich als äußerst flexibel erweisen. Sein Ziel ist es, dass der Kunde sich vollständig seinen Kernprozessen widmen kann – und das bestenfalls, ohne sich Sorgen um sein Gebäude machen zu müssen. Seien es Themen wie Sauberkeit, Energieeffizienz, Sicherheit oder Grünflächenpflege: Für die ordnungsgemäße Ausführung dieser Services ist der Objektleiter verantwortlich. Gewissermaßen ein Allroundtalent.
Wie haben sich die Aufgaben von Objektleitern im Laufe der Zeit verändert?
Die Rolle moderner Objektleiter wird immer vielfältiger und komplexer. Früher bestand ihr Alltag hauptsächlich aus administrativen Tätigkeiten, wie beispielsweise dem Transport von Materialien und Mitarbeitern oder dem Austausch mit Kunden und Dienstleistern. In diesem Zusammenhang mussten jede Menge papierbasierter Prozesse abgearbeitet werden. Seien es Anwesenheitslisten von Mitarbeitern oder Abnahmebelege von Kunden, die zur Abrechnung benötigt werden. Heute geht all das viel besser und schneller digital.
Dadurch, dass Routinevorgänge automatisiert werden können, hat die Objektleitung mehr Zeit für andere, wichtigere Aufgaben. Durch die leistungsstarke Integration von Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT) werden die Facility Services optimiert. Objektleiter bekommen die Möglichkeit, proaktiv zu arbeiten sowie ihre Dienstleistungen kontinuierlich an die Bedürfnisse ihrer Kunden anzupassen.
Warum sind viele Kunden mit der Objektbetreuung unzufrieden?
Die Kundenzufriedenheit entscheidet über den Erfolg eines jeden Unternehmens. Wenn Kunden mit dem Objektsupport unzufrieden sind, kann dies schnell zu einem Rückgang des Umsatzes und der Kundentreue führen. Genau dieses Phänomen ist im Fall der Objektbetreuung häufig zu beobachten.
Viele Kunden beklagen den mangelnden Support, den sie von ihren Objektleitern erhalten. Unzureichende Reaktionszeiten gehören zu den häufigsten Beschwerden. Zu Recht erwarten sich Kunden eine zeitnahe Antwort, wenn sie sich an den Objektleiter wenden und um Unterstützung bitten. Darüber hinaus wird häufig versäumt, im Zuge der Objektbetreuung innovative Lösungen anzubieten oder nachhaltige Ansätze zu verfolgen. Dieser Zustand lässt sich allerdings leicht ändern. Zum Beispiel, indem Objektanbieter bewusst Synergien aus verschiedenen Dienstleistungen nutzen.
Ein weiterer Kritikpunkt vieler Kunden: Der häufige Wechsel der Objektbetreuer sowie unklare Auswahlkriterien. Mangelnde Transparenz bezüglich Rollen und Aufgaben macht es schwierig, sich auf die effiziente Bearbeitung der Anfragen zu verlassen.
Individuelle Lösungen statt Einheitsbrei
Jeder Kunde möchte das Gefühl haben, dass seinen Bedürfnissen umfassend Rechnung getragen wird. Das bedeutet, dass zunehmend maßgeschneiderte Lösungen entwickelt werden müssen, anstatt einen Einheitsansatz zu verfolgen. Die kann unter anderem gelingen, indem Objektleiter bewusst auf digitale Technik und die Analyse gesammelter Daten setzen. So können effizientere Prozesse geschaffen werden, die die erbrachte Leistung optimieren und höchsten Qualitätsstandards gerecht werden.
Genau das ist wesentlich für eine erfolgreiche Objektbetreuung, die die Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt stellt. Wenn Objektleiter verstehen, was ihre Kunden bewegt, können sie im Zuge der Digitalisierung leicht zielführende Maßnahmen ergreifen, um ihre Leistungen auf das nächste Level zu heben. Sie müssen es nur wollen.
Woran erkenne ich einen guten Objektleiter?
Ein guter Objektleiter sollte in der Lage sein, Probleme proaktiv zu lösen, gute Entscheidungen zu treffen und im Krisenfall souverän zu agieren.
Doch das ist nur die Spitze des Eisberges. Was sonst noch in diesem Zusammenhang wichtig ist, wollen wir nun in Kürze näher beleuchten:
Objektleiter brauchen soziale Kompetenz
Früher wurde bei der Wahl eines Objektleiters vor allem auf seine fachliche Kompetenz geachtet. Diese wurde unter anderem an der Frage festgemacht, ob er eine handwerkliche Ausbildung besitzt. Auch heute noch bleibt ein solcher Hintergrund von wesentlicher Bedeutung, allerdings rücken zunehmend auch andere Kriterien in den Vordergrund.
So kann ein Objektleiter in der heutigen Zeit nur noch erfolgreich sein, wenn er über ein hohes Maß an sozialer Kompetenz verfügt. Er muss in der Lage sein, mit jedem Mitarbeiter und Kunden effektiv zu kommunizieren, unter Stress einen kühlen Kopf zu bewahren und Probleme erfolgreich zu lösen, bevor sie überhandnehmen. Soziale Kompetenz ist damit ein essenzielles Merkmal, das den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem nicht-erfolgreichen Objektleiter ausmacht.
Objektleiter müssen gute Führungskräfte sein
Wir leben in einer Zeit, in der der Personalmangel dem Gebäudemanagement zu schaffen macht. Aus diesem Grund ist es wichtiger denn je, dass Objektleiter nicht nur die Bedürfnisse ihrer Kunden kennen, sondern auch die ihrer Mitarbeiter. Sie müssen in der Lage sein, Mitarbeiter zu motivieren und zu inspirieren, damit diese die gesetzten Ziele erreichen. Außerdem müssen sie dafür sorgen, dass die Mitarbeiter zufrieden sind und es auch bleiben.
Ein guter Objektleiter weiß vor diesem Hintergrund, wie man konstruktive Gespräche führt, Lob verteilt und auch mal kritisches Feedback gibt, um die Leistung des Teams zu verbessern. Diese Fähigkeiten sind essenziell, um ein erfolgreiches Team zu führen. Dazu gehört auch, dass ein guter Objektleiter eine starke Beziehung zu seinen Mitarbeitern aufbaut und dafür sorgt, dass sich jeder verstanden und unterstützt fühlt. Als Vorbild führt er durch sein eigenes Verhalten und mit Hilfe durchdachter Entscheidungen.
Objektleiter müssen zuhören
Ein wichtiger Aspekt für den Erfolg ist auch die Fähigkeit, zuzuhören. Ein guter Objektleiter muss in der Lage sein, die Bedürfnisse seiner Kunden in sämtliche Entscheidungen einzubeziehen. Das geht aber nur, wenn er bewusst hin- und zuhört. Nur dann wird er in der Lage sein, maßgeschneiderte Lösungen und Vorschläge anzubieten, die den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.
Objektleiter müssen sich auskennen und mit der Zeit gehen
Objektleiter im Facility Management müssen sich auch mit den neusten Trends und Entwicklungen auskennen, um effizient arbeiten zu können. Dies bedeutet, dass sie über die neuesten Technologien Bescheid wissen, von intelligenter Sensorik über Robotik bis hin automatisierten Datenanalysen. Außerdem müssen sie in der Lage sein, verschiedene Dienstleister erfolgreich zu kombinieren und Synergien zwischen ihnen zu nutzen.
Herausforderungen für Objektleiter im Facilty Management
Vor diesem Hintergrund stehen Objektleiter vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Eine dieser Herausforderungen ist die kurzfristige Auftragserteilung, bei der sowohl Zeitspannen als auch Budget häufig knapp bemessen sind.
Dieser Umstand erfordert flexible Denkstrukturen und die Fähigkeit, schnell tragfähige Entscheidungen treffen zu können. Hinzu kommt der immer stärker werdende Wettbewerbs- und Preisdruck, welcher die zu erwartenden Gewinnspannen zunehmend verringert. Damit ist nicht nur eine effiziente Arbeitsweise notwendig, sondern auch das Bemühen, bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Dies ist der einzige Weg, um Kosten einzusparen und sich gleichzeitig mit durchdachten Workflows einen Wettbewerbsvorteil sichern.
Zu guter Letzt sehen sich Objektleiter auch immer neuen Ansprüchen im Rahmen der Digitalisierung gegenüber. Wer die bestehenden Weiterbildungsmöglichkeiten nicht nutzt, wird auf Dauer den Anschluss verlieren.
Hand in Hand: Wie sieht eine erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Objektbetreuung im besten Fall aus?
Eine optimale Zusammenarbeit zwischen Kunde und Objektleiter beginnt damit, dass beide Parteien ein klar definiertes Verständnis des Kundenbedarfs und der zu erbringenden Dienstleistungen haben.
Der Objektleiter agiert als verantwortlicher Ansprechpartner für den Kunden im Hintergrund und trägt die Hauptverantwortung für die Einhaltung des vereinbarten Leistungsniveaus. Er trifft Vereinbarungen mit Lieferanten, um die bestehende Infrastruktur des Gebäudes zu verbessern, neue technische Lösungen zu implementieren und den Service zu optimieren. Dabei arbeitet er stets eng mit dem Facility Management des Kundens zusammen, um eine kontinuierliche und effektive Betreuung zu gewährleisten.
Zusammen bilden beide Parteien das Rückgrat der Kundenzufriedenheit und verfolgen das Ziel, dass sich der Kunde vollständig auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Damit ein Automobilhersteller beispielsweise ungestört Autos bauen kann, ist notwendig, dass seine Gebäude sauber und beheizt sind, dass seine Mitarbeiter sicher in die Arbeit kommen können, dass kein unschönes Unkraut wächst und dass sämtliche Gebäudetechnik einwandfrei funktioniert. Genau darum kümmert sich das Facility Management mit dem Objektleiter als Hauptansprechpartner für den Kunden.
Worauf kommt es konkret an, wenn Objektleiter und Facility Manager effektiv zusammenarbeiten sollen?
Objektleiter und das Facility Management des Kundens können also nur gewinnen, wenn sie effizient zusammenarbeiten. Damit das gelingt, ist es wichtig, unter anderem die folgenden Punkte zu beachten:
1. Definieren Sie klare Aufgabenbereiche
Es ist wichtig, dass sowohl Objektleiter als auch Facility Manager ihre jeweiligen Zuständigkeiten kennen. Mit einer klaren Aufgabenverteilung kann sichergestellt werden, dass jede Partei weiß, was die andere tut. Potenzielle Missverständnisse werden somit vermieden. Ein schriftliches Dokument, in dem genau festgelegt ist, was welche Person bis wann zu tun hat, stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird, damit nichts vergessen oder übersehen wird.
2. Partnerschaft auf Augenhöhe
In diesem Zusammenhang hat es sich als sinnvoll erwiesen, wenn Objektleiter und Facility Manager bewusst daran arbeiten, eine partnerschaftliche Beziehung zu entwickeln. Das bedeutet in erster Linie, dass beide Parteien auf Augenhöhe kommunizieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich alle Beteiligten respektiert und wertgeschätzt fühlen. Dies trägt maßgeblich zu einem positiven Arbeitsumfeld bei, das es leichter macht, Lösungen zu finden und wesentliche Herausforderungen zu meistern, die im Laufe der Objektbetreuung auftreten.
3. Kommunizieren Sie regelmäßig
Die Kommunikation zwischen Objektleitern und Facility Managern ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Dazu gehören regelmäßige Treffen, bei denen aktuelle Probleme besprochen und Lösungen erarbeitet werden. Ein offener Dialog trägt dazu bei, dass Missverständnisse gar nicht erst aufkommen und dass alle Beteiligten jederzeit umfassend informiert sind. Außerdem sollten sich beide Seiten die Mühe machen herauszufinden, an welchen Kriterien der jeweils andere konkret gemessen wird.
4. Entwickeln Sie gemeinsame Ziele
Objektleiter und Facility Manager sind gut damit beraten, gemeinsame Ziele zu entwickeln, von denen beide Parteien langfristig profitieren. Wenn beide Seiten eine gemeinsame Vision von der Zukunft haben, wird es für sie viel einfacher sein, gemeinsam auf den Erfolg hinzuarbeiten.
5. Teilen Sie Informationen
Der Austausch wichtiger Informationen ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Objektleitern und Facility Managern unerlässlich. Dazu können Änderungen von Vorschriften, Kommentare von Mitarbeitern oder Rückmeldungen zur Kundenzufriedenheit gehören.
6. Gemeinsam an Projekten arbeiten
Die gemeinsame Arbeit an Projekten kann ein effektiver Weg sein, um Aufgaben bestmöglich zu erledigen. In diesem Zusammenhang muss allerdings sichergestellt werden, dass die Meinungen von Objektleitern und Facility Managern gleichermaßen bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
7. Nutzen Sie digitale Systeme
Moderne Technik macht es Objektleitern und Facility Managern leichter, aus der Ferne zusammenzuarbeiten und gleichzeitig jederzeit Zugang zu aktuellen Informationen zu haben. Außerdem bieten digitale Systeme vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung von Routineaufgaben, was wertvolle Ressourcen wie Zeit und Energie für andere Bereiche freisetzt.
Zuversichtlich in eine bessere Zukunft
Objektleiter und Facility Manager haben viel zu gewinnen, wenn sie zusammenarbeiten. Grundvoraussetzung sind eine offene Kommunikation, gegenseitiger Respekt und eine klare Aufgabenteilung. Indem sie diese Grundsätze befolgen und starke Beziehungen zueinander aufbauen, können beide Parteien sicherstellen, dass ihre Projekte langfristig erfolgreich sind.